Politique de confidentialité de Prospect Human Services Society

Aperçu de la politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité établit les règles qui régissent la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels par Prospect Human Services Society (« Prospect ») dans le courant de ses affaires, conformément aux lois fédérales et provinciales sur la protection de la vie privée, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) et la Personal Information Protection Act (Alberta).

La présente Politique de confidentialité s’applique à toutes les personnes dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués [j1] par Prospect dans le cadre de ses activités, notamment ses clients et tous ses travailleurs contractuels, entrepreneurs et consultants. Prospect a pour principe de communiquer vos renseignements personnels uniquement si la loi l’exige ou l’autorise, ou tel qu’il est autrement énoncé dans la présente Politique.

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique de temps à autre étant donné que les pratiques de l’industrie, la loi et nos procédures en la matière peuvent parfois changer. Nous publierons la version à jour de la présente Politique à www.prospectnow.ca/politiquedeconfidentialite.

Les renseignements personnels : de quoi s’agit-il?

Aux fins de la présente Politique de confidentialité, « renseignements personnels » désigne tout renseignement concernant une personne identifiable, mais ne comprend pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’une personne employée par une organisation. Lorsque la présente Politique de confidentialité donne une liste suivant la mention « notamment », les éléments de la liste constituent des exemples et la liste n’est pas exhaustive.

La présente Politique de confidentialité s’applique à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués par Prospect. Prospect a nommé un « Agent de protection de la vie privée » (Privacy Officer) qui est responsable de l’application de la présente Politique de confidentialité. Les personnes peuvent remettre en question ou signaler toute préoccupation, tout manquement, toute infraction et toute question de conformité à l’Agent de protection de la vie privée à l’adresse indiquée plus bas.

Si les politiques et les procédures décrites dans le présent document ne traitent pas d’une situation particulière, il est recommandé de communiquer avec l’Agent de protection de la vie privée à privacy@prospectnow.ca afin d’obtenir des conseils ou des précisions.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Prospect recueille et utilise uniquement les renseignements personnels dont elle a besoin pour fournir ses services et mener ses activités. Généralement, Prospect recueille les renseignements personnels suivants pour les divers besoins énoncés ci-après :

• Nom, date de naissance, situation de famille, genre, personnes à charge, ethnicité, identité de genre, incapacités
• Information sur le réseau de soutien (membres de la famille, dispensateurs de soins médicaux, services de soutien)
• Adresse, adresse de courriel (travail ou maison)
• Antécédents professionnels et études
• Citoyenneté/statut d’immigrant
• Numéro d’assurance sociale
• Information sur la santé
• Casier judiciaire
• Sources de revenu et avantages sociaux

Prospect recueille et utilise des renseignements personnels pour :

• Gérer ses affaires et ses activités, notamment les relations et les transactions avec ses clients
• Déterminer votre admissibilité aux services de Prospect
• Évaluer vos besoins en matière de soutien
• Fournir du soutien pertinent, opportun et de qualité
• Vous informer des options de soutien
• Établir et maintenir le contact avec vous
• Se conformer à toutes les exigences réglementaires et juridiques
• Renseigner les personnes au sujet des services de Prospect qui pourraient les intéresser
• Mieux comprendre l’intérêt d’une personne à l’égard de nos services
• Offrir, mettre au point, rehausser ou améliorer nos services
• Évaluer les compétences des candidats et des bénévoles
• Fournir de l’information sur les possibilités futures
• Communiquer avec des clients au sujet de rendez-vous et de réunions
• Effectuer des études de marché
• Faire appliquer notre relation juridique avec vous
• Vous envoyer des messages commerciaux électroniques quand nous avons obtenu votre consentement implicite ou explicite

Prospect divulgue des renseignements personnels aux fins et aux personnes suivantes :

• À des tiers fournisseurs de services pour contribuer à ses affaires et à ses activités de marketing
• À des ministères et des organismes gouvernementaux
• En vue d’une transaction commerciale, s’il y a lieu
• À des employeurs potentiels et actuels
• À des membres de votre réseau de soutien

Nous recueillons normalement des renseignements directement de nos clients. Nous pouvons recueillir des renseignements vous concernant auprès d’autres personnes, notamment les membres de votre réseau de soutien, avec votre consentement ou si la loi l’autorise. Avant de recueillir des renseignements personnels ou au moment de leur collecte, nous précisons les raisons pour lesquelles nous les recueillons, sauf si les renseignements personnels nous sont fournis pour une raison évidente. Si nous souhaitons utiliser ou divulguer vos renseignements personnels à de nouvelles fins qui ne sont pas énoncées dans la présente Politique, nous vous en aviserons afin d’obtenir votre consentement.

Témoins

De plus, nous recevons et envoyons des données par l’intermédiaire de nos serveurs et de votre navigateur lorsque vous visitez notre site Web, notamment votre adresse IP, l’heure et l’information concernant la page que vous avez demandée ainsi que le site Web par lequel vous vous êtes connecté à notre site, le cas échéant. Nous pouvons utiliser de diverses façons des technologies de repérage comme Google Analytics, notamment pour compter les visites ultérieures, pour accumuler des informations statistiques anonymes et agrégées (données recueillies en masse) sur l’utilisation du site Web et en faire rapport, ainsi que pour déterminer les caractéristiques qui plaisent le plus aux utilisateurs. Enfin, votre navigateur Internet comporte des témoins qui stockent sur votre ordinateur de petites quantités de données concernant votre visite sur notre site. Les témoins ne nous donnent aucune information sur votre identité, à moins que vous nous fournissiez des renseignements personnels. Il n’est pas nécessaire d’activer les témoins pour visiter prospectnow.ca ou tout autre site Web que nous administrons. Vous pouvez également désactiver les témoins en choisissant certaines options sur votre navigateur.

Consentement

Nous demandons normalement votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels, sauf dans des circonstances particulières où la loi autorise ou exige la collecte, l’utilisation ou la divulgation sans consentement. Nous pouvons présumer de votre consentement lorsque vous nous fournissez des renseignements pour des raisons évidentes.

Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels en tout temps, à moins que ces renseignements personnels nous soient nécessaires pour remplir nos obligations commerciales et juridiques raisonnables. Nous respecterons votre décision, mais nous ne serons peut-être pas en mesure de vous fournir certains services si nous ne possédons pas les renseignements personnels nécessaires.

L’objectif de la collecte de renseignements personnels est énoncé dans la présente Politique. Tous les consentements nécessaires seront obtenus avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels.

Nous demandons votre consentement exprès à certaines fins et il est possible que nous ne puissions pas fournir certains services si vous ne consentez pas à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de certains renseignements personnels. Lorsque nous avons besoin d’un consentement exprès, nous demandons généralement aux clients de nous le fournir de vive voix (en personne ou par téléphone), par écrit (en signant un formulaire de consentement) ou par voie électronique (en cliquant sur un bouton).

Dans les cas qui ne comportent pas de renseignements personnels sensibles, nous pouvons nous fier à un consentement par abstention.

La quantité et le type de renseignements personnels recueillis par Prospect se limiteront à ce qui est nécessaire aux fins précisées. Les renseignements personnels seront utilisés ou divulgués uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Il peut y avoir des exceptions si une personne y consent ou si la loi l’autorise ou l’exige. Nous ne vendrons pas vos renseignements personnels et nous vous enverrons uniquement des messages commerciaux électroniques si vous nous avez fourni votre consentement exprès ou comme autrement autorisé par la Loi canadienne anti-pourriel. Vous pouvez vous désabonner de tels messages.

Comment puis-je accéder à mes renseignements personnels?

Une fois que Prospect a reçu une demande par écrit, elle informe le demandeur de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et lui permet d’y avoir accès. Les demandes d’accès à des renseignements personnels que possède Prospect devraient être adressées à l’Agent de protection de la vie privée.

Les demandes doivent être faites par écrit ou par courriel. On peut demander au demandeur de vérifier son identité avant de lui donner accès à ses renseignements personnels. Toute documentation fournie à cette fin sera utilisée uniquement à des fins de vérification.

Prospect répond aux demandes d’accès à des renseignements personnels dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande ou tel qu’il peut être autorisé en vertu des lois sur la protection des renseignements personnels applicables.

Des frais représentant les coûts raisonnables engagés peuvent être exigés pour répondre aux demandes plus complexes. Le demandeur sera alors avisé des frais en question.

Les renseignements demandés seront fournis sous une forme généralement compréhensible.

Prospect sera aussi précise que possible quand elle décrira les tiers auxquels elle a divulgué des renseignements personnels. S’il n’est pas possible de fournir une liste des organisations auxquelles elle a divulgué des renseignements dans les faits, Prospect fournira une liste des organisations auxquelles il est probable qu’elle ait divulgué des renseignements.

Les demandeurs sont autorisés à voir l’original du document ou à en demander une copie, sous réserve des limites autorisées ou exigées par la loi. Afin de protéger l’intégrité du document et de s’assurer qu’aucun document n’est retiré des lieux de Prospect, les personnes souhaitant voir l’original d’un document pourront le faire au siège social de Prospect, sous la supervision d’un employé désigné de Prospect.

Restrictions à l’accès

Prospect refusera l’accès à des renseignements vous concernant uniquement dans les situations où les lois sur la protection des renseignements personnels applicables l’autorisent ou l’exigent.

Dans le cas où Prospect refuse l’accès aux renseignements, elle fournira les raisons d’un tel refus sur demande. Les exceptions peuvent comprendre des renseignements qui mentionnent d’autres personnes ou leurs opinions ou contiennent de l’information ne pouvant pas être divulguée pour des raisons juridiques, de sécurité ou d’exclusivité commerciale, ou de l’information protégée par le secret professionnel ou assujettie au privilège du litige. Prospect répondra à vos demandes d’accès conformément aux lois sur la protection des renseignements personnels applicables.

Comment mes renseignements personnels seront-ils tenus à jour?

Les renseignements personnels seront aussi exacts, exhaustifs et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont utilisés.

Les personnes ont le droit de contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements personnels tenus à jour par Prospect et de les faire modifier s’il y a lieu.

Les personnes qui souhaitent corriger ou modifier leurs renseignements personnels devraient faire parvenir leur demande par écrit à l’Agent de protection de la vie privée de Prospect.

Toutes les demandes officielles de modification de renseignements personnels doivent être accompagnées par des documents justificatifs pertinents. L’Agent de protection de la vie privée de Prospect gérera toute exception. Les renseignements modifiés seront transmis à des tiers, s’il y a lieu.

Si le demandeur n’est pas satisfait des résultats de sa demande, Prospect documentera la question à l’interne et fournira une réponse. La question non réglée sera transmise à des tiers, s’il y a lieu.

Comment mes renseignements personnels sont-ils stockés et sécurisés?

Les renseignements personnels sont conservés uniquement aussi longtemps qu’il est nécessaire et sont éliminés de manière adéquate compte tenu de la nature délicate de l’information. Nous anonymisons les renseignements personnels des clients ou nous détruisons les documents contenant des renseignements personnels une fois que ces derniers ne sont plus nécessaires. Lorsque nous détruisons les renseignements personnels des clients, nous utilisons des mesures de sécurité adéquates, notamment le déchiquetage des documents papier et la suppression permanente des documents électroniques.

Les renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité convenant à leur nature délicate.

Nous aviserons sans délai toutes les autorités concernées, notamment l’Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta, de toute infraction à la sécurité ayant des répercussions sur des renseignements personnels si une telle infraction entraîne un risque réel de préjudice important pour des personnes.

Contestation de conformité

Les demandes de renseignements ou les plaintes concernant la conformité à la présente Politique de confidentialité devraient être envoyées par écrit à l’Agent de protection de la vie privée de Prospect.

Si vous n’êtes pas entièrement satisfait de la réponse de l’Agent de protection de la vie privée après avoir déposé une plainte, vous pouvez avoir recours à des mesures supplémentaires en vertu de la législation applicable en matière de protection de la vie privée. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le commissaire fédéral à la protection de la vie privée ou avec votre commissaire provincial à la protection de la vie privée, selon le cas.

Office of the Information and Privacy Commissioner - Alberta

#410, 9925 - 109 Street
Edmonton (Alberta)
T5K 2J8

Téléphone : 780-422-6860 Sans frais : 1-888-878-4044

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3

Sans frais : 1-800-282-1376 Téléphone : 819-994-5444 TTY : 819-994-6591

Questions et plaintes

Si vous avez une question ou une préoccupation au sujet de toute collecte, utilisation ou divulgation de renseignements personnels par Prospect, ou si vous souhaitez demander accès à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec :

Agent de protection de la vie privée :privacy@prospectnow.ca